5 wskazówek, jak pójść dalej z Gmailem

Gmail Jest używany przez wiele osób na całym świecie i oczywiście możesz być jednym z nich. Jeśli tak, możesz pomyśleć, że wiesz wszystko o usłudze i jej działaniu. Tyle że są one bardzo liczne i mogłeś przegapić niektóre z nich.

Oto tylko 5 wskazówek, które pozwolą Ci zajść jeszcze dalej z Gmailem i stać się bogiem lub boginią produktywności.

Ten plik został napisany w 2021 roku. Gmail prawdopodobnie ulegnie zmianie wraz z nadchodzącymi aktualizacjami, dlatego niektóre funkcje mogą wymagać zmian.

1/Zmień wyświetlanie skrzynki odbiorczej

Domyślnie Gmail wyświetla wszystkie e-maile w skrzynce odbiorczej w porządku chronologicznym powyżej, a najnowsze znajdują się na górze listy.

Ten ekran jest przydatny, gdy chcesz mieć chronologiczny widok swojego pudełka, ale oczywiście możesz go zmienić. Co najlepsze, od ostatniej aktualizacji usługi nie musisz przechodzić do ustawień, aby znaleźć odpowiednie opcje.

Wystarczy kliknąć na koło zębate i zwrócić uwagę na część zatytułowaną „Typ skrzynki odbiorczej”.

Będziesz mieć wtedy kilka opcji:

• Domyślnie: jest to widok aktywowany domyślnie, a więc ten, o którym właśnie mówiliśmy;
• Ważne po pierwsze: jeśli aktywujesz ten widok, wygląd skrzynki odbiorczej zmieni się, a e-maile oznaczone jako „ważne” zostaną automatycznie przeniesione na górę listy;
• Najpierw nieprzeczytane — ten widok oferuje dokładnie to samo, ale tym razem dla nieprzeczytanych wiadomości e-mail;
• Najpierw ślady — ponownie ten widok bazuje na dwóch poprzednich, ale wyświetla komunikaty dodane do śladu.
• Priorytet: mało znany, ten widok może być bardzo praktyczny i podzieli wyświetlanie wiadomości e-mail na trzy części, od góry do dołu, ważne i nieprzeczytane wiadomości e-mail, śledzone wiadomości i wreszcie inne wiadomości;
• Wiele skrzynek odbiorczych: ten widok jest zdecydowanie najbardziej oryginalny ze wszystkich, ponieważ podzieli ekran skrzynki odbiorczej na dwie kolumny, z po lewej tradycyjną skrzynką odbiorczą i po prawej stronie widokiem pokazującym śledzone i nieprzeczytane wiadomości;

Mała precyzja, która jest ważna, jeśli zdecydujesz się na ostatnią opcję, okienko odczytu nie będzie dostępne, a zatem nie będziesz mógł przeczytać treści e-maili bez ich otwierania.

Ta funkcja jest dostępna w komputerowej wersji Gmaila. Z kolei w aplikacji mobilnej znajdziesz w menu akordeonu menu o nazwie „nieprzeczytane”, które pozwoli Ci w jednym miejscu znaleźć wszystkie e-maile, których nie przeczytałeś.

2 / Pokaż Kalendarz Google, Keep i inne na pasku bocznym

Jeśli Google jest przede wszystkim znany ze swojej wyszukiwarki, firma rozwinęła się wokół konstelacji usług. Niektóre z nich skupiają się na produktywności.

Wśród najbardziej znanych można wymienić w szczególności Kalendarz Google, a nawet Google Keep. Usługi dostępne za pośrednictwem własnej witryny, ale można je również znaleźć w Gmailu. Może się to przydać, na przykład, gdy musisz zapisać pomysł lub sprawdzić swój dziennik przed odpowiedzią na e-mail.

Aby otworzyć panel odpowiadający tym usługom, nic skomplikowanego, wystarczy wykonać następujące kroki:

• Przejdź do Gmaila z komputera;
• Kliknij ikonę odpowiadającą usłudze na prawym pasku;

Po kliknięciu wybranej ikony Gmail otworzy panel po prawej stronie, panel odpowiadający powiązanemu oprogramowaniu. Na przykład widok dnia w Kalendarzu Google lub notatki utworzone w Keep.

Ta sekcja nie ogranicza się do jednej roli doradcy, ale pozwala również na otwarcie spotkania, utworzenie nowego wydarzenia, a nawet nagranie notatki. Zwróć uwagę, że na górze znajdziesz również przycisk do zamykania okiennicy (krzyżyka) lub otwierania usługi w nowej zakładce.

Jest jednak coś ciekawszego. Jeśli zwrócisz uwagę na pasek, na którym zintegrowane są te słynne ikony, zobaczysz na dole „+”. Ten przycisk przekieruje Cię do Google Workspace Marketplace, sklepu z różnymi modułami obsługującymi tę funkcję Gmaila.

Co więcej, wszystkie wielkie nazwiska odpowiadają na wezwanie. Dzieje się tak szczególnie w przypadku Zoom, Trello, Slack, a nawet Box i Dropbox. Dzięki temu systemowi modułów możesz dostosować Gmaila do swoich potrzeb.

Zgodnie z oczekiwaniami ta funkcja jest dostępna tylko w komputerowej/internetowej wersji Gmaila.

3 / Wstrzymaj e-maile

Właśnie otrzymałeś bardzo ważny e-mail, ale nie masz czasu ani ochoty go przetworzyć.

Masz tam trzy opcje: zapisz jego istnienie z tyłu głowy i zapomnij, oznacz jako nieprzeczytane i zapomnij lub skorzystaj z funkcji oczekiwania na e-mail.

Ta funkcja przychodzi do nas z ostatniej skrzynki odbiorczej i może być niesamowita, gdy jest używana prawidłowo. W rzeczywistości pozwoli Ci za pomocą jednego kliknięcia usunąć wybrane e-maile ze skrzynki odbiorczej ... a następnie wysłać je do Ciebie w wybranym przez Ciebie dniu i godzinie.

A najlepsze jest to, że operację wykonuje się za pomocą kilku kliknięć:

• Przejdź do Gmaila;
• Wybierz jeden lub więcej e-maili;
• Kliknij przycisk w kształcie zegara na pasku;
• Otworzy się menu kontekstowe;
• Wybierz dzień lub godzinę;
• Uprawomocnić;

Domyślnie Gmail oferuje trzy opcje: wstrzymanie na następny dzień, wstrzymanie na weekend lub wstrzymanie na następny tydzień. Ale jeśli klikniesz ostatnią opcję w menu, możesz ręcznie ustawić dzień i godzinę, kiedy chcesz ponownie otrzymywać wiadomości e-mail.

Uważaj jednak, aby nie nadużywać tej funkcji, w przeciwnym razie nagle zobaczysz wszystkie e-maile, które odłożyłeś na dwa tygodnie. To prawdziwe życie!

Oczekiwanie jest dostępne w internecie, ale także w aplikacji mobilnej Gmail. Z drugiej strony lepiej będzie powiązać go z przeciągnięciem, co można zrobić, przechodząc do ustawień narzędzia.

4 / Utwórz zadanie z e-maila

Używałeś i nadużywałeś kolejek e-mail i co musiało się wydarzyć… stało się. Wszystkie spadły na ciebie. Twój szef, żona/mąż, dzieci, księgowy, kuzyni.

Po spędzeniu wielu godzin, a nawet dni na przepraszaniu, zdecydowałeś się ruszyć z miejsca i lepiej radzić sobie z prośbami, które przychodzą po twojej myśli.

Dobra wiadomość, masz inną opcję: pracę domową.

Mówiłem to już wcześniej, ale od samego początku istnienia firmy Google stworzył prawdziwą konstelację usług. Wśród tej konstelacji znajduje się przede wszystkim Lista zadań Google. Możesz jednak nie wiedzieć, że ten ostatni jest również zintegrowany z Gmailem i możesz go nawet wyświetlić w prawym okienku, klikając jego ikonę.

Poza tym, za pomocą kilku kliknięć można dodać dowolny e-mail do tej słynnej listy rzeczy do zrobienia.

Wszystko, co musisz zrobić, to postępować zgodnie z poniższymi instrukcjami:

• Przejdź do Gmaila;
• Wybierz jedną lub więcej wiadomości;
• Kliknij ikonę przedstawiającą znacznik wyboru pokryty „+”;

Stamtąd wybrane przez Ciebie wiadomości zostaną dodane do listy zadań, a następnie możesz je znaleźć, klikając ikonę Zadania Google po prawej stronie.

5 / spraw, aby Twój Gmail był inteligentniejszy

Google przypomniało nam ponownie podczas ostatniego Google I / O, firma w dużej mierze opiera się na sztucznej inteligencji. Dlatego często korzystasz z ich usług, a Gmail nie jest wyjątkiem.

W rzeczywistości jest wręcz przeciwnie, a zatem komunikat oferuje kilka opcji mających na celu uczynienie Cię mądrzejszym. Opcje, które znajdziesz w "parametrach" serwisu, a więc klikając na koło zębate i przechodząc do opcji "zobacz wszystkie parametry".

5.1 / Aktywuj sprawdzanie gramatyki i pisowni

Domyślnie te funkcje są włączone, ale z jakiegoś powodu ustawienia można pominąć. Dlatego w tym kontekście warto wiedzieć, gdzie znajdują się powiązane opcje.

Opcje, bo są dwie. Przechodząc do parametrów, a dokładniej do zakładki „ogólne”, będziesz musiał zejść do wstawek o nazwie „gramatyka” i „pisownia”. Tam możesz zdecydować o włączeniu lub wyłączeniu sugestii naprawczych.

A jeśli chcesz pójść jeszcze dalej, możesz również włączyć automatyczną korektę. Po zakończeniu Gmail sam poprawi błędy podczas wpisywania tekstu.

5.2 / Włącz lub wyłącz inteligentne pisanie

Ale Gmail jest w stanie nie tylko poprawiać Twoje błędy. Usługa może również sugerować słowa lub frazy podczas wpisywania tekstu.

Ta funkcja ma nazwę. Jest to inteligentne tworzenie i można je również włączyć lub wyłączyć za pomocą ustawień i opcji ponownie na karcie Ogólne.

5.3 / Aktywuj lub dezaktywuj sugerowane odpowiedzi

Czasami sugestia jest lepsza niż tysiąc przemówień. Wreszcie nie jest Naprawdę poprawne wyrażenie, ale niewątpliwie zrozumiałeś zasadę.

W rzeczywistości Gmail może sugerować automatyczne odpowiedzi na podstawie treści wysłanych do Ciebie e-maili. Funkcja, która może zaoszczędzić cenny czas, ale oczywiście powinna być używana oszczędnie. Tym bardziej, gdy używasz ich z… uh… bardzo bliskimi ludźmi.

5.4 / Aktywuj lub dezaktywuj automatyczne przypomnienia

Gmail ma jeszcze jedną moc. Jeśli uważasz, że wiadomość e-mail jest ważna i mogła Ci umknąć, możesz wysłać ją na górę swojej skrzynki odbiorczej z wzmianką typu „e-mail otrzymany XX dni temu, czy chcesz odpowiedzieć?” .

Ta funkcja może być bardzo przydatna, ale po pewnym czasie może być denerwująca i gdy pojawi się zbyt wiele przypomnień. Ale po raz kolejny masz możliwość przejęcia kontroli i aktywacji lub dezaktywacji opcji ... zawsze poprzez zakładkę „ogólne” parametrów usługi.